Laura Portera

Attività e mansioni

• Gestione del prestito e delle restituzioni delle monografie: ricezione e verifica delle prenotazioni tramite Primo VE, controllo della disponibilità e della corretta collocazione dei volumi, organizzazione di ritiro e restituzione mediante appuntamenti e comunicazioni con gli utenti, registrazione e aggiornamento dei dati in ALMA, monitoraggio delle scadenze e dei prestiti in corso, verifica dei volumi restituiti e successiva ricollocazione.
• Gestione del patrimonio bibliografico: organizzazione e gestione delle attività relative al patrimonio documentario della Biblioteca, dalla fase di acquisizione alla catalogazione, inventariazione, collocazione, conservazione, aggiornamento dei dati gestionali e disponibilità per la fruizione da parte dell'utenza.
• Acquisizione e gestione del materiale monografico: individuazione dei materiali da acquistare in relazione alle esigenze didattiche e scientifiche dei Corsi di Studio e alle richieste dei docenti; verifica dei titoli, delle edizioni e dei dati bibliografici; controllo delle copie già possedute; gestione delle procedure tecniche, amministrative e burocratiche connesse agli acquisti; predisposizione e trasmissione delle richieste di preventivo, verifica delle offerte e monitoraggio dell'iter delle forniture fino alla ricezione; controllo della corrispondenza tra ordinato e ricevuto e gestione delle eventuali anomalie; presa in carico dei nuovi volumi, con inventariazione, catalogazione, assegnazione della collocazione, inserimento e aggiornamento dei dati in ALMA e successiva disponibilità per l'utenza.
• Gestione degli abbonamenti a periodici italiani e stranieri: monitoraggio delle scadenze e delle condizioni di rinnovo; verifica della regolare ricezione dei fascicoli e delle annate; individuazione dei fascicoli mancanti e gestione dei solleciti con fornitori e distributori; verifica delle variazioni relative a prezzi, condizioni di fornitura, formato cartaceo o digitale e modalità di accesso; aggiornamento della collezione, con il supporto dei docenti e del Direttore di Dipartimento, mediante l'acquisto di nuovi periodici e la sospensione di quelli di minore interesse; aggiornamento dei dati relativi ai periodici e alle collezioni; organizzazione, conservazione e corretta collocazione delle annate; aggiornamento e inserimento dei dati sul portale A.C.N.P.
• Gestione dei sistemi bibliotecari ALMA e Primo VE: inserimento, aggiornamento e verifica dei dati bibliografici, inventariali e gestionali; controllo delle collocazioni e delle movimentazioni dei documenti; verifica della corrispondenza tra registrazioni informatiche e consistenza fisica del patrimonio e regolarizzazione delle eventuali incongruenze.
• Servizio NILDE – Document Delivery: gestione delle richieste in entrata e in uscita; verifica della disponibilità delle risorse, individuazione di annate e fascicoli, recupero e trasmissione della documentazione nel rispetto della normativa sul diritto d'autore; monitoraggio delle richieste e gestione dei rapporti con le biblioteche partner.
• Gestione delle monografie acquistate dai docenti con fondi di ricerca: supporto ai docenti nelle procedure di acquisto; monitoraggio dell'iter burocratico delle forniture e dei relativi ordini; presa in carico dei testi ricevuti, verifica, catalogazione, inventariazione, assegnazione della collocazione e registrazione sulla piattaforma ALMA; inserimento delle fatture; consegna dei volumi ai docenti; registrazione e monitoraggio dei prestiti, controllo delle scadenze mensili e annuali, gestione dei rinnovi, verifica periodica dei volumi in possesso dei docenti, presa in carico delle restituzioni, verifica dell'integrità, archiviazione della documentazione e ricollocazione.
• Supporto qualificato agli studenti e servizio di reference: assistenza nella ricerca bibliografica e nell'utilizzo di Primo VE e dei servizi della Biblioteca; supporto nella ricerca e consultazione di programmi didattici, vademecum e documentazione relativa ai Corsi di Laurea e agli anni accademici precedenti, anche attraverso il recupero di documentazione storica non immediatamente disponibile.
• Recupero e digitalizzazione della documentazione didattica storica: ricognizione della documentazione cartacea relativa a programmi e vademecum, selezione e organizzazione per anno accademico, Corso di Laurea, insegnamento e docente, digitalizzazione, archiviazione e successivo reperimento dei materiali per rispondere alle richieste degli utenti.
• Gestione delle monografie restituite dai docenti collocati in quiescenza: presa in carico dei volumi; verifica fisica e documentale; individuazione dei dati bibliografici e inventariali attraverso gli archivi storici e ALMA; verifica della corretta acquisizione dei volumi al patrimonio della Biblioteca; riscontro tra documentazione storica, dati gestionali e consistenza fisica; regolarizzazione delle eventuali difformità, aggiornamento delle registrazioni e successiva collocazione.
• Gestione delle procedure di discarico inventariale: individuazione dei volumi irreperibili, obsoleti o deteriorati; verifica della documentazione e dei dati inventariali; ricostruzione della situazione inventariale attraverso gli archivi storici e ALMA; predisposizione e gestione degli elenchi cartacei ed elettronici dei materiali da disinventariare, completi dei dati necessari alla loro identificazione, e trasmissione all'Ufficio Amministrativo e del Personale per l'iter autorizzativo del discarico; a seguito dell'autorizzazione del Consiglio di Dipartimento, trasmissione della documentazione e del relativo verbale al Centro Servizi Bibliotecari e di Coworking (CBec) per la cancellazione dei dati dal sistema ALMA.
• Gestione dell'Aula Studio: organizzazione e controllo degli spazi e delle postazioni, verifica della disponibilità e corretta collocazione dei materiali destinati agli studenti, assistenza agli utenti, gestione delle problematiche di fruizione e segnalazione agli uffici competenti degli interventi necessari su locali, arredi e attrezzature.
• Gestione degli studenti part-time: individuazione delle attività da affidare, organizzazione e coordinamento delle attività, affiancamento e orientamento operativo, verifica del corretto svolgimento delle mansioni e controllo dei risultati.
• Gestione organizzativa e amministrativa della Biblioteca: programmazione delle attività e delle priorità; gestione della corrispondenza e delle richieste degli utenti; predisposizione di comunicazioni, avvisi e informazioni sui servizi; monitoraggio delle scadenze; aggiornamento della pagina web della Biblioteca delle Scienze del Farmaco sul sito DSFS, con particolare riferimento a orari, servizi e avvisi; rapporti operativi con docenti, studenti, fornitori, biblioteche e uffici dell'Ateneo; predisposizione di dati e documentazione per monitoraggi e rilevazioni.
• Gestione della sede e continuità dei servizi: organizzazione e razionalizzazione degli spazi, movimentazione e ricollocazione delle raccolte, gestione delle esigenze operative della Biblioteca e dell'Aula Studio e coordinamento delle attività necessarie ad assicurare la continuità dei servizi.

INCARICHI ISTITUZIONALI

• Direttore Operativo: per la fornitura di periodici italiani e stranieri: monitoraggio dell'esecuzione delle forniture, verifica della regolarità delle prestazioni e della documentazione, controllo della corrispondenza con quanto previsto, gestione delle comunicazioni con il fornitore e segnalazione delle eventuali anomalie.
• Tecnico Direttore Operativo: per la fornitura di materiale monografico: verifica tecnica delle forniture, controllo quantitativo e qualitativo dei materiali ricevuti, riscontro rispetto agli ordini, gestione delle difformità e dei rapporti con il fornitore e monitoraggio della corretta conclusione della fornitura.
• RUP di Dipartimento.